*Blog de la clase de comunicación organizacional
Definiendo el concepto de organización
Los grupos sociales son sitios en los que se comparten experiencias. Como explica John Dewey, la experiencia humana es social porque involucra el contacto y la comunicación.
La experiencia personifica dos principios: Continuidad e interacción.
- Continuidad: cada experiencia nos cambia de alguna forma y modificas las experiencias que seguirán.
- Interacción: Vivimos en una serie de situaciones en las que el uso de símbolos genera un sentido común entre la gente asociada a un grupo social.
En las organizaciones, como en otras situaciones sociales, los significados comunes no surgen de un sistema de representaciones simbólicas sino de las experiencias comunes y las relaciones compartidas por los miembros y afiliados.
Estas experiencias comunes y relaciones permiten a las personas pertenecientes a una organización que formen expectativas acerca de lo que otras personas en una organización están experimentando y para responder a las acciones que otros toman.
Chester Barnard describe una organización como un sistema de actividades conscientemente coordinadas de dos o más personas. Por otra parte, Greenwald (2008) define organización como un cuerpo de individuos trabajando bajo un sistema definido de reglas, asignación de procedimientos y relaciones designadas para alcanzar objetivos y metas identificables.
“Por organización entendemos que varios grupos sociales controlan recursos para alcanzar objetivos, establecer intercambio de relaciones o conexiones con otras entidades sociales y políticas, las cuales desarrollan estrategias para alcanzar sus objetivos comunes.”
De esta forma, el mundo social está construido y manejado por múltiples tipos de organizaciones. Organizaciones pequeñas: juntas vecinales, equipos deportivos de aficionados. Organizaciones medias: fundaciones, organizaciones no gubernamentales, empresas familiares. Organizaciones grandes: Iglesias, corporaciones, ejércitos.
Las organizaciones requieren miembros y recursos para llevar a cabo su misión. Así, una organización implica la definición de roles y tareas. Las organizaciones pertenecen al ámbito competitivo, lo cual afecta su habilidad para protegerse de imitaciones, retener socios y buscar ventajas para asegurar su operación. El objetivo que persiguen con sus socios puede ser arrebatado por otras organizaciones rivales.
Gráfica que describe una organización. Esta gráfica fue elaborada por el Dr. Rodolphe Durand, profesor del HEC París.
Componentes generales de una organización
Una organización es un sistema complejo, que incluye como subsistemas: la gestión, para interrelacionar e integrar a través de los procesos de vinculación adecuados todos los elementos de un sistema de una manera que esté diseñado para alcanzar los objetivos de la organización, De esto, podemos derivar tres principios:
1. Sistema. Las organizaciones son un sistema. De acuerdo a Giddens, un sistema se identifica por las relaciones que se reproducen entre actores o colectivos, organizados como prácticas sociales regulares. En su teoría de la estructuración, Giddens explica que las prácticas de los individuos enlazan con estructuras relacionadas con la aplicación rutinaria de experiencias y guías. Estas guías, a las que Giddens llama reglas, son productos de las prácticas y rutinas diarias. Giddens considera que para comprender a las organizaciones, debemos enfocarnos en identificar sus manifestaciones (ceremonias, formas de trabajo, comportamientos) y prácticas discursivas que se utilizan para generar y mantener los sistemas como consecuencia de su uso. Las organizaciones y la comunicación son inseparables (sistema)
2.Coordinación. En las organizaciones hay actividades coordinadas, y por tanto existe un propósito común lo que implica que las organizaciones funcionan sólo si sus miembros están de acuerdo en sus objetivos y si creen que esos objetivos son dignos de realización.
3.Consciencia. Ser una organización implica una actividad consciente. Existe la voluntad de colaboración si aquellas personas que forman parte de ésta creen que ello beneficiará a sus objetivos individuales. Si esto ocurre, dichas personas estarían dispuestas a permitir que la organización tome algo del control de su individualidad.
Organización y estructuras de las organizaciones
Estructuras organizacionales: se refiere a cómo funciona una organización en términos de lo que ocurre tanto dentro de la organización misma como dentro de su entorno externo. Para nuestro objetivo de comprender la comunicación organizacional, nos enfocaremos en cuatro procesos básicos: entorno externo, input o ingreso de información, el rendimiento y la salida de información.
- Entorno externo: Los vendedores, competidores, clientes y otros involucrados que tiene un impacto en la organización misma, pero que existen fuera de la organización.
- Input o ingreso de información: Este proceso se refiere al uso de información y conocimiento que necesita una organización cuando ésta enfrenta problemas específicos o crisis y cuando requiere de comprender la información que tiene del entorno y que pueda ser útil para sus objetivos. Las organizaciones que permiten el libre flujo de información a la organización y que son más proclives para adaptarse a los cambios que ocurren dentro de su entorno tienen una posibilidad mayor de sostenerse. Cuando una organización se aísla a sí misma de lo que ocurre dentro de un entorno externo es factible que desaparezca. La apertura a la información es importante porque a partir de ahí una organización puede obtener aquellos recursos del entorno externo con el fin de alcanzarlos objetivos de la organización. Las organizaciones necesitan la información necesaria para crear conocimiento. Cuando una organización busca activamente datos o información existente, ésta puede ser transformada en conocimiento utilizable.
- Rendimiento: Es lo que la organización hace con el input. Puede utilizarla para utilizar el material y los recursos físicos, humanos y de información que tiene hasta cómo estructurarse a sí misma de forma interna para lograr metas.
La estructura organizacional es muy importante pues de ahí se deriva la posibilidad de un rendimiento óptimo.
Jerarquías de las organizaciones
Las organizaciones se organizan a sí mismas mediante jerarquías:
Es un sistema de organización donde los individuos y departamentos están clasificados sobre otros individuos y departamentos tomando como base sus habilidades, perfil y estatus. Por ejemplo, en el caso de las habilidades se toma en cuenta si la persona es capaz de organizar a los trabajadores; en el caso del perfil, se toma en cuenta su cercanía a los objetivos de la organización: una compañía centrada en el software tendrá en la parte superior de la jerarquía a aquella persona que se dedique a desarrollar programas y tendrá en una jerarquía más baja al encargado de dar soporte al cliente. Finalmente, en el caso del estatus, las organizaciones establecerán una jerarquía más alta para aquellos que estima, que tiene privilegios por alguna causa o porque tiene ciertas responsabilidades importantes dentro de la organización. Hay dos tipos de jerarquías: verticales (en la literatura científica en inglés se les conoce como tall hierarchies) y jerarquías horizontales (flat hierarchies)
Jerarquías verticales (Tall hierarchies)
Se llaman así porque representan muchas capas de jerarquías entre los de la parte baja de la jerarquía y aquellos de la parte alta de la jerarquía. Dos ejemplos de jerarquías verticales pueden ser el gobierno de México y la iglesia católica. En el gobierno, el presidente está en la cima de la jerarquía y en la iglesia católica el Papa está en la cima de la jerarquía. Lo mismo ocurre en el ejército. En el tope está el secretario de defensa, que a su vez responde al presidente y en la parte de la jerarquía están los soldados rasos. En el medio están comandantes, generales, coroneles, capitanes, sargentos, cabos, etcétera.
Jerarquías horizontales (flat hierarchies)
En este tipo de organizaciones sólo hay dos capas jerárquicas entre los que están en la parte superior y aquellos en el fondo de la jerarquía. Un ejemplo de esto pueden ser aquellos restaurantes atendidos por dos esposos, que además de servir preparar la comida y administrar el local, ayudan a servir los platillas con el apoyo de un pequeño grupo de meseros y meseras o lavaplatos.
